论高校财会档案管理

陈云芳

内容提要：本文指出了高校财会档案管理存在的问题，分析了问题产生的原因，并从加强会计人员会计档案管理及操作技能培训、配备专人管理会计档案、加强往来款管理、加强财会部门与档案管理部门的沟通等方面提出了完善高校财会档案管理的举措。

关键词：高校财会档案  管理   举措   

高校财会档案是国家档案的重要组成部分，是学校经济业务活动的真实记录，是重要的史料和证据，是学校的重要档案之一，然而长期以来高校财会档案管理存在着一系列的问题，严重的影响了财会档案管理工作的有效性，完善高校财会档案管理势在必行。

一、高校财会档案管理存在的问题及原因

（一）会计档案的案卷质量不高

会计资料是会计人员在会计核算过程中形成的记录和反映实际发生的经济业务事项的资料，是会计档案的组成要件，其收集装订是由会计机构的会计人员来完成的。因此会计档案的质量前提就决定于会计人员对会计资料的审核监督及收集装订。如会计凭证的填制是否规范，单据是否完整有效，装订是否认真规范。对会计资料进行审核，是确保其质量的重要措施之一，也是会计机构、会计人员的职责之一，但实际工作中由于会计人员职能的弱化，会计人员地位的限制，在资料审核中存在不规范的情况，具有一定的随意性，不能保证会计资料的真实、合法、和完整；其次由于装订是由会计人员来完成的，一般是谁收集谁装订，可能就造成千人千面的现象，难以保证其整齐与规范。

（二）未配备专人管理会计档案

财会档案管理机构是进行财会档案管理工作的组织保证，设置财会档案管理机构是工作的需要也是法律规章的要求，对此《会计法》及《会计档案管理办法》都做了明确的要求，但实际工作中各高校均未设置此机构，档案工作由不同人员兼职，如档案的装订由各会计人员完成，档案的归档由办公室人员兼职完成，档案的查询由资料的形成人员负责等等。由于工作的分散，管理环节的分散，造成档案保管的不规范，难于保证档案的安全。并且此种现象随着学校规模的不断扩大，核算量的激增，及高校机关工作人员不断调整精简，大有不断恶化的趋势。

（三）没有或不及时向学校档案管理机构移交会计档案

根据“会计档案管理办法”规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交学校档案部门，不得自行封包保存。但实际工作中，财务会计部门一是为了查询的方便，二是由于装订归档的不及时，常常是会计档案长期的摆放在财务会计部门，要么是不按期向学校档案管理机构移交，要么就根本不向学校档案管理机构移交、。

（四）收集渠道不顺畅

伴随社会主义市场经济体制的不断完善，高校财务管理体制也进行了一系列的改革与试点工作，然而学校会计档案管理工作并没有及时得以调整，致使档案的收集渠道不顺畅，档案遗留于其他部门（人员）手中现象严重，如实行会计委派制的学院（单位），委派会计直接到被委派学院（单位）工作，其收集的会计档案也随其遗留在被委派学院（单位）；又如一些实行专项管理的经济业务，此类会计档案也滞留在核算此类业务的会计人员手中；还有就是实行独立核算的部门，其经济独立核算，其会计档案管理更是独立于学校管理。从而影响了一个单位全宗的完整性和联系性。

（五）纸质档案和磁质档案未能同步归档

会计电算化工作已推进多年，伴随会计核算软件的不断成熟，不同的核算单位均不同程度的体会到了会计电算化的优越性，从而大大推进了此项手段的应用，但是电算化会计档案管理工作并没有等到同等发展，甚至没有开展。《会计基础工作规范》规定“实行会计电算化的单位，有关电子资料、会计软件资料等应作为会计档案进行管理。然而实际工作中，由于收集单位的不注意收集，接受单位——学校档案管理机构的不熟悉而缺乏监督，致使高校向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案，且此种现象一直存在。

（六）开发利用不充分

财会档案属专业档案，除具有普通档案的一般特征外，其具备的一个突出特征就是其专业性，由此决定了财会档案管理人才所应具备的知识结构，即财会档案管理人才不仅要懂档案业务，而且要精通财会知识。而现状是会计管理机构没有专职的档案管理人才，学校档案管理机构没有专门的管理财会档案的人才。作为学校数量最大的档案，在会计管理机构由兼职人员仅做到收集整理归档，在学校档案管理机构也仅为保存与提供利用，而对于档案价值的体现，即档案的开发利用则是几乎为零。由于开发利用的不充分，不能有效体现档案的价值，从而也影响到人们对财会档案重要性的认识，对财会档案的有效管理极为不利。

（七）会计档案的鉴定销毁难

会计档案的鉴定销毁是会计档案管理一系列工作中不可缺少的一个重要环节。但在实际工作中，这一环节工作往往不受重视，大有无人来销、无人敢销的局面。就其原因：一是数量大，开展工作需花费大量的人力物力；二是鉴定销毁无一切实可行，具操作性的统一规定，在档案管理办法中，仅笼统的规定“根据档案的保管期限”，而会计档案属专业档案范畴，是学校经济业务活动中形成的记录经济业务的执行、完成情况和明确经济责任的书面证明、原始资料，其重要性让审批者往往不能轻易仅凭“保管期限”来作出鉴定销毁的签字。同时，根据“会计档案管理办法”的规定，要鉴定销毁的会计档案大多为15年以上者，而根据现行的干部任用情况，几乎没有一个领导者能在此位如此长时间，这就造成要让现任领导来审批销毁以前领导领导下形成的原始和唯一的经济责任记录原始资料，从而形成了事实上的销毁审批难局面；三是由于未能及时清缴的债权帐务的影响。学校不属于企业，未能清缴的债权帐务，即使年代很长，也不能作为坏帐核销，而是长期挂帐，保留追偿权利，而凭证作为追偿挂帐的证据就具有了不可销毁的权利。由此种种原因，使档案管理者对会计档案的鉴定销毁工作的艰巨性和因责任重大而产生畏难情绪及无所适从，导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而一方面导致管理成本的不断加大，另一方面影响了档案整体管理工作的质量和效果。

二、完善高校财会档案管理的举措

（一）加强会计人员会计档案管理及操作技能培训。

面对千人千面的档案收集装订现象，使用专人负责，无疑是一个很好的解决问题的方法，但在不具备人才条件的情况下，加强会计人员培训，无疑是一个具操作性的方法。会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，将会计档案管理及操作技能培训作为会计人员的岗位培训及继续教育内容，且长抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，进而从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量。

（二）依据法规，配备专人管理会计档案，实现会计档案的有效管理

档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节，由于工作未配备专人负责，实际上这一系列工作有的环节由人兼职，有的环节就根本没执行，根本就谈不上会计档案的管理。并且在现在学校规模不断扩大、档案数量不断增加的前提下，配备专人管理会计档案尤显必要。会计管理机构应加强对档案工作的重视，只有领导重视了，才能保证管理工作所需的人力物力，只有领导重视了，具体管理人员才能具备工作的热情与积极性。因此依据法规，考虑实际工作需要，重视档案工作，配备专人管理会计档案，是加强会计档案管理，提高管理质量，发挥档案价值，实现会计档案管理的有效性的根本保证。

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